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Gerenciamento Eletrônico de Documentos

GEDO Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) proporciona uma área de armazenamento online ilimitada (Disco Virtual) controlada por ferramentas online que facilitam a utilização e o compartilhamento dos arquivos armazenados.

Além dos utilitários que permitem a inserção dos arquivos no disco virtual, remoção, renomeação, visualização e compartilhamento (envio por e-mail para um usuário ou para um grupo de usuários) também é possível, através de aplicativos online, a criação e edição de documentos de texto, edição de imagens, criação e edição de planilhas de cálculo.

Será possível acessar esses documentos de qualquer lugar, a qualquer momento; compartilhar textos, imagens e diversos outros tipos de arquivos com todo o grupo de trabalho de forma simples, diminuindo a papelada no escritório. É a primeira atitude ecologicamente correta para uma empresa se tornar "verde".

Todas essas operações poderão ser feitas online por você ou seus funcionários autorizados (no caso de versão multi-usuário) através de qualquer computador conectado à internet.

Clique para ampliar... O Gerenciador de Arquivos utiliza as mais modernas técnicas de segurança disponíveis na Internet. Quando um documento é enviado para o sistema, ele fica armazenado em um servidor que disponibiliza a maior segurança possível contra a violação de integridade, sabotagem e acesso não autorizado.

Através do Gerenciador de Arquivos, você pode facilmente armazenar, localizar, consultar e compartilhar os documentos da empresa entre todos os funcionários, colaboradores e clientes. Assim como é feito nos computadores locais, é possivel criar uma ramificação de pastas para uma distribuição organizada dos documentos. E o acesso a eles pode ser controlado através de um sistema de hierarquias entre gerentes e funcionários da empresa, com variados níveis de permissões.

 Quando um funcionário armazena um documento em Manaus, ele estará disponível no mesmo instante para seu grupo de trabalho em São Paulo, Rio de Janeiro e até mesmo em Hong Kong! 

O Gerenciador de Arquivos é um sistema que funciona de forma análoga ao gerenciador de arquivos do seu computador, com a vantagem de funcionar online, e podendo ser utilizado por diversos usuários simultâneos. Pode ser acessado de qualquer lugar do mundo utilizando o seu navegador preferido (Internet Explorer, FireFox e outros) em qualquer computador (ou aparelho compatível) conectado à Internet. Basta o usuário fazer o login com seu e-mail e senha, e pronto: todos os seus documentos, imagens e arquivos estarão disponíveis para serem consultados!

O gerenciador possui o recurso de "Múltiplo Envio" ("Multiple Upload"). Com ele é possível selecionar diversos arquivos no computador e enviar todos de uma vez para o servidor. O envio pode ser acompanhado através de uma "barra de progresso". É possível enviar arquivos de até 8Gb. E também existem soluções para impressão remota de documentos (para você aposentar o seu Fax).

Como a interface foi projetada para se parecer e funcionar de forma muito semelhante ao gerenciador de arquivos do Windows, a maioria dos usuários que já estão acostumados com esse utilitário, não terão dificuldades em manusear os arquivos.

O módulo Disco Virtual faz parte de todas as versões do Sistema WebCenter. Entretanto, para empresas que necessitam de recursos adicionais avançados (*) para o gerenciamento dos arquivos, é recomendada a utilização da versão "GE" ("GED Edition") do sistema.

Seus Arquivos na Nuvem

Segurança...O armazenamento em servidor contratado elimina os custos com Back-Up, Sistema Operacional, Banco de Dados e demais despesas relacionadas com o suporte físico da armazenagem.

Afinal, manter sistemas operando no regime 24x7 requer investimentos em infra-estrutura (ar condicionado controlado, eletricidade redundante, sistemas anti-incêndio, segurança física dos equipamentos, pessoal capacitado, conectividade à Internet e equipamentos com flexibilidade para atender ao crescimento do fluxo de documentos.

Esse volume de investimentos iniciais necessários em infra-estrutura muitas vezes inviabilizaria seu projeto, especialmente para as pequenas e médias empresas. A solução da Industria Virtual dilui este investimento entre seus clientes e diversos computadores, obtendo economia através da escala.

O benefício para o cliente é o uso de uma infra-estrutura de qualidade, sem a necessidade desses investimentos, permitindo um melhor planejamento de fluxo de caixa para a empresa.

Os arquivos ficam armazenados no seu servidor, com as instalações tecnológicas adequadas, aliadas a processos bem definidos e pessoal qualificado. O servidor garante a disponibilidade total, com gestão de segurança física, lógica e serviços de suporte. 

"PaperLess Office"

O PaperLess Office é, como o próprio nome indica, um escritório sem papéis, isto é, um escritório em que os documentos existentes sob a forma de papel, se vêem substituir por equivalentes armazenados no servidor de hospedagem do seu website.

 No servidor, através da utilização do Gerenciador de Arquivos, a informação passaria a estar disponível para todos através da Internet, com alcance ilimitado, agilidade e segurança.

Preserve as matasEntre as vantagens da utilização desse sistema destacam-se: 

  • Economia de espaço: Com a digitalização, o espaço ocupado no armazenamento de documentação física diminui;
  • Diminuição de custos: se o espaço ocupado diminui, também a dimensão dos escritórios pode diminuir, o que implica uma redução dos custos na alocação de espaço;
  • Rapidez e facilidade de acesso: não será dificil perceber que, se existirem menos papéis, será muito mais fácil encontrar aqueles que existem. Além disso, todos os documentos que estiverem online, estarão apenas à distância de um clique através do Gerenciador de Documentos;
  • Cooperatividade: a existência de um documento escrito implica, para que a sua análise seja feita por mais do que uma pessoa em simultâneo, uma cópia. Essa cópia, aumenta o número de papéis existentes. Além disso, todas as pessoas podem estar na posse de uma cópia do documento original, mas será sempre difícil editá-lo conjuntamente, já que as alterações numa cópia não são visíveis em nenhuma das outras. O armazenamento inteligente de documentos pode facilitar esses processos de trabalho paralelo;
  • Aproveitamento das capacidades individuais: Elimina o desperdício da capacidade, imaginação e a qualidade de vida das pessoas pelo fato de perderem 25% do seu horário de trabalho, procurando por documentos, segundo estatísticas divulgadas recentemente;
  • Economia de mão-de-obra: já que a documentação vai deixar de existir em tão grande quantidade, vão também deixar de ser necessários muitos dos empregados que se encarregavam exclusivamente da gestão de documentos. Isso vai trazer alguma redução nas despesas salariais das empresas que utilizem o sistema;
  • Melhorias ambientais: no momento em que o planeta apresenta grandes problemas ambientais, a economia de papel traz grandes alegrias aos ecologistas. Além disso, todos os documentos impressos em papel, poderão ser reciclados depois da digitalização.

(*) Recursos Adicionais Avançados

O Sistema WebCenter 2.0 GE incorpora recursos específicos para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos:

  • Controle de permissões individuais para criação e edição de documentos e pastas;
  • Controle de Permissões individuais para acesso, cópia, compartilhamento e acesso de cada documento ou pasta;
  • Cadastro das propriedades de cada documento (com informações sobre autor, datas de criação e modificação, origem, local de armazenamento do arquivo físico original etc.).

Com a implantação do sistema torna-se possível o gerenciamento dos documentos utilizados pela empresa. Mas, será necessária uma segunda etapa de caráter gerencial, para montagem de uma política interna de utilização desses recursos, que deverá ser planejada pelos executivos responsáveis por essas questões.

Em qualquer momento poderá ser contratado aos desenvolvedores do sistema, o desenvolvimento sob medida de algum recurso ou função específica que atenda a uma determinada necessidade da empresa. Os custos desse desenvolvimento poderão ser orçados sem compromisso.

Clique aqui para maiores informações sobre como adquirir essa versão específica do sistema.

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